RODO to rozporządzenie o ochronie danych osobowych obowiązujące w UE od 2018 r. W działach HR wymaga wdrożenia procedur chroniących dane pracowników. Ważne etapy przydatnego wdrożenia: inwentaryzacja danych, przegląd dokumentacji, aktualizacja klauzul informacyjnych, zabezpieczenie danych, szkolenia pracowników, procedury zgłaszania naruszeń.
Konieczne jest minimalizowanie zakresu zbieranych danych i ich okresowe usuwanie. Za nieprzestrzeganie RODO grożą kary finansowe – do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu. Prawidłowe wdrożenie gwarantuje bezpieczeństwo i zgodność z prawem.
Wprowadzanie RODO w procesach kadrowych to złożone i wymagające zadanie, które wymaga systematycznego podejścia oraz szczegółowej znajomości przepisów. Dział HR musi być szczególnie czujny, ponieważ przetwarza ogromne ilości wrażliwych danych osobowych pracowników. Ważne jest zrozumienie podstawowych zasad przetwarzania danych oraz wdrożenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa. Proces rekrutacji, dokumentacja pracownicza, systemy kadrowo-płacowe – wszystkie te obszary wymagają ochrony. Zasada minimalizacji danych zobowiązuje pracodawców do zbierania tylko potrzebnych informacji o kandydatach i pracownikach. Musimy wiedzieć, że niektóre dane (jak na przykład informacje o stanie zdrowia) należą do kategorii i wymagają dodatkowych zabezpieczeń. Musimy spojrzeć na okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który jest ściśle określony w przepisach prawa pracy.
- Wprowadzenie polityki czystego biurka
- Zabezpieczenie dokumentów w zamykanych szafach
- Częste szkolenia z zakresu ochrony danych
- Wdrożenie systemu kontroli dostępu do danych
Praktyczne aspekty ochrony danych w HR
Digitalizacja procesów HR niesie ze sobą nowe wyzwania w zakresie cyberbezpieczeństwa. Ważne jest wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych: szyfrowanie danych, kontrola dostępu, monitoring aktywności użytkowników. Administratorzy muszą zwracać uwagę na pseudonimizację i transparentność przetwarzania danych. Systemy kadrowe powinny umożliwiać realizację praw osób, których dane dotyczą (prawo dostępu do danychich sprostowania czy usunięcia). W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich procedur i narzędzi informatycznych.
Zarządzanie zgodami i obowiązek informacyjny
Szczególnie ważnym aspektem jest właściwe zarządzanie zgodami pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych. „Zgoda musi być dobrowolna, konkretna i świadoma” – to podstawowa zasada, o której należy pamiętać. Obowiązek informacyjny powinien być realizowany w sposób przejrzysty i zrozumiały dla pracownika. Można spojrzeć na następujące kwestie w czasie zbierania i przetwarzania danych: Każdy formularz czy ankieta musi mać jasną informację o celu zbierania danych i podstawie prawnej ich przetwarzania. Pracownicy działu HR muszą być świadomi, że nie mogą wykorzystywać danych pracowników do celów innych niż pierwotnie określone (zasada ograniczonego celu). Monitoring pracowniczy – także ten tradycyjny, oraz cyfrowy – musi być odpowiednio uregulowany i zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych.
RODO w kadrach – nie daj się zaskoczyć kontroli! Informacje
Wdrożenie RODO w dziale kadr wymaga przede wszystkim szczegółowego audytu aktualnych procesów przetwarzania danych osobowych. Ważne jest określenie podstaw prawnych do przetwarzania poszczególnych kategorii danych pracowniczych oraz stworzenie rejestru czynności przetwarzania.
Należy zaktualizować klauzule informacyjne dla kandydatów i pracowników, pilnując wszystkie wymagane elementy z art. 13 RODO. Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio zabezpieczona także w formie papierowej, oraz elektronicznej. Ważnym elementem jest przeszkolenie pracowników działu kadr w zakresie nowych procedur i zasad bezpieczeństwa.
Trzeba pamiętać o wprowadzeniu systemu nadawania i odbierania upoważnień do przetwarzania danych osobowych.
Regularny monitoring zgodności z RODO oraz dokumentowanie wszelkich incydentów związanych z bezpieczeństwem danych to podstawa. Można wdrożyć procedury realizacji praw osób, których dane dotyczą, w tym prawa dostępu do danych czy ich sprostowania. Musimy pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu współpracy z podmiotami przetwarzającymi poprzez umowy powierzenia przetwarzania danych.
RODO w kadrach – Bezpieczeństwo dokumentów pracowniczych na nowym poziomie
Prawidłowe zarządzanie dokumentacją kadrową zgodnie z RODO wymaga wdrożenia ch procedur ochrony danych osobowych. Podstawowym obowiązkiem jest minimalizacja zakresu przetwarzanych informacji do potrzebnego minimum wymaganego przepisami prawa. Dokumenty pracownicze muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym, najlepiej w zamykanych szafach lub w zabezpieczonym archiwum.
- Częste szkolenia pracowników z zakresu RODO
- Dokumentacja czynności przetwarzania danych
- Zabezpieczenia fizyczne i informatyczne
- Procedury na wypadek naruszenia bezpieczeństwa
Ważne jest także określenie okresów retencji poszczególnych dokumentów i ich systematyczne przeglądanie pod kątem dalszej przydatności. Pracodawca musi zapewnić poufność danych wrażliwych, takich oraznformacje o stanie zdrowia czy wynagrodzeniu.
Mikrozarządzanie zgodności RODO w małych działach HR
Dla niewielkich organizacji ważne jest dostosowanie procedur do realnych możliwości i zasobów. Należy spojrzeć na elektroniczne kopie dokumentów i ich odpowiednie zabezpieczenie. Można sprawdzić wdrożenie dedykowanego oprogramowania wspierającego zgodność z RODO, które automatyzuje procesy i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
Strażnik prywatności w dziale personalnym – podstawowe zadania IOD
Inspektor ochrony danych w obszarze HR odgrywa podstawową kwestię w zabezpieczaniu danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy. Jego funkcją jest nadzorowanie procesów przetwarzania danych osobowych oraz dbanie o zgodność działań działu personalnego z przepisami RODO i krajowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Doradza w sprawach związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, monitoruje przestrzeganie zasad bezpieczeństwa informacji oraz przeprowadza audyty wewnętrzne. IOD szkoli pracowników działu HR w zakresie prawidłowego postępowania z danymi osobowymi i informuje o potencjalnych zagrożeniach. Systematycznie aktualizuje polityki i procedury dotyczące ochrony danych, współpracuje z organem nadzorczym oraz jest punktem kontaktowym dla pracowników w sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych. Takinspektor wspiera dział HR w ocenie ryzyka związanego z nowymi projektami i technologiami, konsultuje umowy powierzenia przetwarzania danych, a także uczestniczy w procesie reagowania na incydenty bezpieczeństwa. Uwagę poświęca zabezpieczeniu danych wrażliwych, takich oraznformacje o stanie zdrowia czy przynależności związkowej pracowników.
